Hacer el inventario es siempre una tarea ardua para cualquiera, ya sea que se trate de una pequeña o mediana empresa o de una cadena de suministro compleja o de varios sitios.

El volumen de artículos cambia, y también lo hace el personal involucrado, pero siempre es una operación aburrida que requiere mucho tiempo y que podría emplearse mejor de otra manera.

Entonces, ¿no puedes simplemente deshacerte del inventario?

Lamentablemente no, ya que es una tarea fundamental para controlar la situación de tu almacén en cuanto a sus existencias de materiales, productos de gran tamaño como los sellos hidráulicos caterpillar, productos semiacabados al final de un período determinado. Algunas empresas realizan esta actividad periódicamente para evitar problemas de reordenamiento y producción.

Si estás administrando una tienda de comercio electrónico, hacer un inventario es aún más importante para reducir las discrepancias entre las existencias físicas y las cifras de tu tienda en línea. El consumidor moderno es conocedor y exigente. Esperan velocidad y rentabilidad de los sistemas de distribución de productos y, por esta razón, los centros de distribución han asumido un papel estratégico en la cadena de suministro. Por lo tanto, deben administrarse de la mejor manera posible, incluso si esto significa hacer el inventario varias veces al año para mantener información precisa sobre la disponibilidad y las cantidades del producto.

El advenimiento de nuevas tecnologías ha traído muchos beneficios a los procesos industriales y, en particular, a la automatización de la gestión de almacenes con muchas implicaciones positivas para la gestión del inventario. Pero no nos adelantemos, en primer lugar debemos comprender las tres razones principales por las que se necesita un inventario.

1 – Obligaciones regulatorias

En primer lugar, vale la pena recordar que se requiere hacer un inventario para cumplir con los principios legales y fiscales para cuantificar y evaluar los residuos. En particular, el inventario es fundamental para completar sus cuentas de fin de año, debe completarse al establecer un negocio y cada año a partir de entonces. En este último caso, debe relacionarse con la fecha de finalización del año específico de la empresa y contener todos los bienes divididos en categorías según el tipo, así como el valor de cada artículo individual para poder estimar el valor de la empresa en términos de activos y pasivos y luego quedar registrado en sus registros de inventario.

2 – Asegurar la eficiencia en el proceso productivo

El segundo motivo se refiere a la gestión del propio almacén y de los pedidos. Un inventario ejecutado de manera precisa y coherente permite realizar un seguimiento de todos los bienes que ingresan y los bienes enviados. Cualquier retraso debido, por ejemplo, a la falta de una materia prima necesaria para el proceso de producción afectará negativamente las ganancias generales de tu empresa.

3 – Obtener una disponibilidad de stock precisa

Un problema muy común es no tener información precisa sobre la disponibilidad real de stock debido a discrepancias entre la mercancía físicamente en el almacén y su cantidad esperada. Para evitar tales discrepancias, basta con vigilar minuciosamente todas las operaciones que se realicen en el almacén para estar atento a cualquier mercancía que se esté agotando y proceder a reordenarla a tiempo para su producción y / o despacho del pedido al cliente. Para optimizar esto, la mejor solución es programar el reordenamiento de artículos para tener en cuenta los plazos de entrega para la entrega al cliente y la entrega de los proveedores.

Cómo hacer rápidamente el inventario de un almacén

Las formas en que puedes realizar tu inventario se pueden agrupar en las siguientes cuatro categorías.

1 – Papel y bolígrafo (y calculadora)

Este es el método tradicional y definitivamente solo es adecuado si tienes un almacén pequeño y una cantidad limitada de productos. En este caso, lo primero que tienes que hacer es dividir tus productos en categorías; no hay categorías predefinidas, por lo que depende de ti encontrar la mejor manera de subdividirlas según tu negocio.

A continuación, sigue con otras subdivisiones de productos, teniendo en cuenta la velocidad con la que se están agotando los artículos para que puedas vigilar los que requieren reordenados frecuentes.

Para obtener una descripción general de la situación de las existencias en el almacén, escribe información junto a cada categoría de macro de producto que incluya los nombres de sus proveedores y el nivel de stock mínimo requerido.

Luego etiqueta los estantes y cataloga los productos anotando todo en varias hojas y creando tablas que reflejen las subdivisiones físicas dentro del almacén.

Luego, puedes, por ejemplo, crear una tabla con información sobre la categoría a la que pertenecen las mercancías, la fecha de llegada del producto, el costo del producto, la cantidad, etc., y así crear una base de datos adecuada.

Mantén la hoja constantemente actualizada para no tener que realizar demasiadas operaciones de catalogación a la vez. Esto aumentaría la probabilidad de errores.

2. Hoja de cálculo de Excel

Una solución simple para acelerar las operaciones de inventario es administrar el almacén de manera eficiente, cuidadosa y meticulosa. Esto significa realizar un seguimiento constante de todas las operaciones que se llevan a cabo en su interior: despacho, pedidos, stocks, devoluciones, etc. Si no tienes la posibilidad de utilizar un software de gestión empresarial que pueda hacer esto automáticamente por ti, puedes utilizar una simple hoja de cálculo de Excel.

De esta manera, al final del año no tendrás que perder un valioso tiempo revisando todo, sino que tendrás cuadros resumen detallados frente a ti.

A continuación, se ofrecen algunos consejos para crear una aplicación de gestión de almacenes con hojas de cálculo de Excel que te permiten acelerar las operaciones de inventario.

Utiliza tres hojas separadas:

  • Una para los productos, donde registras la lista completa de mercancías con tu proveedor relativo y la información de stock.
  • Una para los movimientos de entrada de mercancías para registrar la fecha de llegada y la cantidad de mercancías en el almacén.
  • Una hoja para los envíos.

Si tu almacén se utiliza para almacenar materias primas, productos semiacabados y productos terminados, en este caso utiliza tres hojas separadas para distinguirlos.

Conecta estas hojas ¿Cómo? Por ejemplo, informa la columna que contiene la cifra real de existencias de la tabla de productos en la hoja que contiene la información de envío. De esta forma, antes de confirmar el envío, podrás comprobar de forma segura la disponibilidad real sin demora y, por supuesto, con solo tener que actualizar una única hoja podrás mantener todos tus datos actualizados en tiempo real.

Para automatizar las operaciones, usa menús desplegables. Por ejemplo, en la hoja de pedido, crea un menú desplegable que te permita seleccionar los productos relacionados con el pedido que se enviarán entre los que se enumeran en la primera hoja de “Productos”.

Hay muchas hojas precompiladas disponibles en línea que pueden ayudarte a crear tu archivo de Excel. Sin embargo, esta es solo una herramienta que ciertamente puede ser muy útil, pero solo si se mantiene constantemente actualizada.

3. Software de gestión de almacenes

Si esta actividad es fundamental para tu negocio y vale la pena realizar una inversión que te compensará con el tiempo, entonces puedes optar por un software de gestión.

Un sistema de gestión de almacén (WMS) te permite realizar un seguimiento de todas las operaciones de manipulación que tienen lugar dentro de tu almacén. Combinando esto con el uso de terminales móviles, como lectores de códigos de barras o RFID, los operadores pueden mantener la situación bajo control de manera muy rápida y sencilla.

El control de inventario mediante WMS se actualiza constantemente y esto te permite acelerar los cálculos necesarios para las cuentas de tu empresa, que, como se indicó anteriormente, son necesarios por razones fiscales y legales.

De hecho, las cuentas de su empresa deben mostrar detalles y valores de los activos y pasivos relacionados con tu negocio, y todos los bienes divididos en categorías según el tipo y el valor deben incluirse, incluida una indicación del valor de cada categoría.

Tu sistema de gestión también contendrá todos tus registros históricos, por lo que auditar cualquier error será realmente fácil. Como cada empresa es diferente, tu software se puede configurar de acuerdo con las necesidades individuales y los flujos de producción individuales.

4. Almacenes verticales

Una solución todo en uno. Los almacenes verticales automáticos son una solución que te permite automatizar su almacén a bajo costo, y también resolver tus problemas de inventario. Esta tecnología reemplaza tus estantes viejos, que son voluminosos y poco prácticos para manipular mercancías, y nada ergonómicos para tus operadores.

Los almacenes verticales automáticos son estructuras de hasta 16 metros de altura en las que se mueven bandejas. Estas bandejas pueden contener hasta 990 kg y son impulsadas por elevadores internos que las llevan directamente al nivel de entrega.

Las bandejas del interior del almacén pueden contener productos de diferente altura, tamaño, volumen y peso. El software puede ajustar la altura de la unidad automáticamente maximizando así el espacio vertical dentro del almacén y evitando desperdicios, con un paso de almacenamiento de bandejas de 25 mm.